Χρήση του Συστήματος Προετοιμασίας Προσφορών

Συμπλήρωση Προσφοράς

Η διαδικασία συμπλήρωσης μιας Προσφοράς με τη χρήση του Συστήματος Προετοιμασίας Προσφορών αποτελείται απο τα παρακάτω βήματα:

  1. Άνοιγμα του προτύπου Προσφοράς ενός Διαγωνισμού
  2. Συμπλήρωση των απαιτούμενων πληροφοριών στους Φακέλους/Κατηγορίες/Τμήματα
  3. Επικύρωση της Προσφοράς
  4. Προβολή, Αποθήκευση ως αρχείο PDF και εκτύπωση της Προσφορας (προαιρετικά)
  5. Δημιουργία Πακέτου

 

Βήμα 1: Άνοιγμα του προτύπου Προσφοράς ενός Διαγωνισμού

Το πρότυπο Προσφοράς ενός Διαγωνισμού είναι ένα αρχείο XML το οποιο μπορεί να αποκτηθεί απο το online Σύστημα Ηλεκτρονικών Συμβάσεων, και περιλαμβάνει την περιγραφη των αναμενόμενων πληροφοριών που πρέπει να περιέχονται σε μία Προσφορά. Το κουμπί Άνοιγμα της περιοχής Μενού επιτρέπει στο χρήστη να εντοπίσει και να ανοίξει ένα αρχείο πρότυπου Προσφοράς στον υπολογιστή του.

Σημειώσεις:
  • Κάθε πρότυπο Προσφοράς αντιστοιχεί μόνο σε ένα Διαγωνισμό
  • Ένα πρότυπο Προσφοράς είναι μια άδεια Προσφορά
  • Ο χρήστης μπορεί επίσης να ανοίξει προσωρινά αποθηκευμένες Προσφορές με τον ίδιο τρόπο. Αυτό επιτρέπει την ολοκλήρωση της Προσφοράς σε περισσότερες απο μια χρήσεις της εφαρμογής.
  • Το άνοιγμα ενός αρχείου που δεν ακολουθεί την προκαθορισμένη μορφή ενός προτύπου Προσφοράς, ή μιας Προσφοράς, δίνει την δυνατότητα στο χρήστη να εξάγει το Ψηφιακό Αποτύπωμα του επιλεγμένου αρχείου, κατάλληλο για υποβολή στο online Σύστημα Ηλεκτρονικών Συμβάσεων

Βήμα 2: Συμπλήρωση των απαιτούμενων πληροφοριών

Για να συμπληρώσει τις απαιτούμενες πληροφορίες, ο χρήστησς πρέπει να επιλέξει κάθε Φάκελο/Κατηγορία/Τμήμα και να εισάγει ή να επιλέξει μια τιμή για τα Κριτήρια. Η εφαρμογή θα ενημερώσει αυτόματα τον χρήστη εαν μια επιλογή δεν είναι συμβατή με τους περιορισμούς του Κριτηρίου.

Βήμα 3: Επικύρωση της Προσφοράς

Ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει το κουμπί Επικύρωση για να ελέγξει την Προσφορά του για πιθανά εναπομείναντα προβλήματα. Σε περίπτωση που η επικύρωση είναι επιτυχής, (Σχ. 1), η Προσφορά είναι έτοιμη για εξαγωγή σε Πακέτο Προσφοράς και υποβολή. Εάν εντοπισθούν παρατυπίες σε μία Προσφορά (Σχ. 2), θα παρουσιαστούν, μαζί με ένα σύνδεσμο που οδηγεί στο κάθε λανθασμένα συμπληρωμένο Κριτήριο.

Σχήμα 1 : Επιτυχής επικύρωση Προσφοράς

Σχήμα 2 : Ανεπιτυχής επικύρωση Προσφοράς

Βήμα 4: Προβολή, Αποθήκευση ως αρχείο PDF και εκτύπωση της Προσφορας

Ο χρήστης μπορεί προαιρετικά να εκτυπώσει μια συμπληρωμένη Προσφορά καθώς και να την εξάγει ως αρχείο PDF. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την χρήση του κουμπιού Δημιουργία Αρχείου PDF, το οποίο θα ανοίξει την προβολή Εκτύπωσης (Σχ. 3).

Σχήμα 3 : Προεπισκόπιση Εκτύπωσης

Το παράθυρο αυτό επιτρέπει στο χρήστη να δεί την Προσφορά όπως αυτή θα εκτυπωθεί. Επίσης επιτρέπει την δημιουργία ενός αντιγράφου της εκτύπωσης σε μορφή PDF αρχείου. Οι λειτουργίες των κουμπιών του μενού της σελίδας αυτής περιγράφονται στον παρακάτω πίνακα.

Αποθήκευση: Αποθηκεύει την εκτύπωση υπο μορφή PDF αρχείου
Εκτύπωση: Εκτυπώνει την Προσφορά
Πλοήγηση: Αλλαγή σελίδας
Μέγεθος Προβολής Σελίδας: Αλλάζει την προβολή της σελίδας
Ζουμ: Θέτει το επίπεδο του ζουμ

 

Σημειώσεις:
  • Για να Δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF, η Προσφορά πρέπει πρώτα να αποθηκευτεί τοπικά στον υπολογιστή του χρήστη.

 

Βήμα 5: Δημιουργία Πακέτου

Το τελευταίο βήμα στην διαδικασία προετοιμασίας μιας Προσφοράς είναι η δημιουργία του Ψηφιακού Αποτυπώματος και του Πακέτου Προσφοράς. Αυτά τα δυο αρχεία απαιτούνται απο το online Σύστημα Ηλεκτρονικών Συμβάσεων για την έγκυρη υποβολή μιας Προσφοράς. Τα αρχεία αυτά δημιουργούνται με την χρήση του κουμπιού Δημιουργία Πακέτου. Τα αρχεία θα αποθηκευτούν στον φάκελο της Προσφοράς, χρησιμοποιώντας σαν πρόθεμα του ονόματος τους το όνομα της Προσφοράς όπως καθορίστηκε απο τον χρήστη, και σαν κατάληξη τις λέξεις "_DIGITAL_PRINT" για το Ψηφιακό Αποτύπωμα και "_TENDER" για το Πακέτο Προσφοράς.

 

Σημειώσεις:
  • Πριν την Δημιουργία Πακέτου Προσφοράς, η Προσφορά πρέπει να έχει αποθηκευτεί τοπικά στον υπολογιστή του χρήστη.
  • Το Ψηφιακό Αποτύπωμα είναι μια σειρά χαρακτήρων που δημιουργούνται απο έναν αλγόριθμο, και αποτελούν μοναδικό αντιπρόσωπο κάθε Προσφοράς. Είνα υπολογιστικά αδύνατον να παραχθούν δύο διαφορετικές Προσφορές που να αντιπροσωπεύονται απο το ίδιο Ψηφιακό Αποτύπωμα. Έτσι, κάθε μετατροπή σε μια Προσφορά προκαλεί τροποποίηση του Ψηφιακού Αποτυπώματός της. Το Ψηφιακό Αποτύπωμα χρησιμοποιείται απο το Σύστημα Ηλεκτρονικών Συμβάσεων κατά την διάρκεια υποβολής σε δύο φάσεις, για την επιβεβαίωση της μη τροποποίησης των Πακέτων Προσφορών που υποβλήθηκαν μετά απο τα Ψηφιακά τους Αποτυπώματα. Το σύστημα θα υπολογίσει το Ψηφιακό Αποτύπωμα των υποβεβλημένων Πακέτων Προσφορών και θα το συγκρίνει με το Ψηφιακό Αποτύπωμα που έχει ήδη υποβληθεί. Σε περίπτωση που δεν ταιριάζουν, η υποβεβλημένη Προσφορά μπορεί να απορριφθεί